教団公文書

教団の資料を大切に保管して、活用のために努力しています。

​教団公文書保管室について (山口陽一)

 教団事務所の1階奥の部屋に「公文書保管室」が設けられました。

​ 教団総会、理事会、各部会と委員会、そして宣教区の公文書を保管し活用するための設備です。日常的に使用する現用文書、半現用文書ではなく、使用を終えた非現用文書がこの保管室に入ります。資料保存の原則に従い、紙とデータの双方を保存します。
 
 なぜ保管室が必要かというと、各委員会などで現用文書が膨大になり、管理も大変、委員の交代で紛失したりするからです。「断捨離」という言葉がはやりですが、教団は世代を越えて継続しますから、文書も継承されなければなりません。時々整理して、捨てるべきものは捨て、保存すべき非現用文書を取教団公文書保管室についてり分けると、すっきりして仕事もはかどります。
 
過去の文書を見たいときには整理された形で見ることができます。保管室の文書は持ち出すことができませんから紛失の心配もありません。また、文書を残す意識ができると、議事録などの記録の残し方も整ってゆくことが期待されます。

○宣教区長と書記の方々へ
 第一回宣教区会議から12年、宣教区の歩みも歴史を重ね、宣教区文書の引継ぎや保管について悩まれていませんか? 非現用文書は公文書保管室に移管してください。ただし、資料の移管は宣教区の判断ですから、宣
教区にとって、良いタイミングで保管室をご活用ください。

○教会の牧師・役員の方々へ
 教会総会や役員会議事録などの各教会の文書は公文書保管室には入りません。これらは各教会で保管管理されるべきものです。しかし、教会誌の類は受け入れています。公開された教会の歴史のまとめとして、献堂の
記録、25年誌、50年史などを出版の折には、教団事務所に1冊ずつご寄贈ください。教会史・教会誌を教団でも保管いたします。公にされた各個教会の記録・歴史を保管室でも保管し、閲覧できるようにしておきたいと思います。過去に教会から教団に送られた申請書や公的な手紙などは一教会ごとファイルされています。教会誌を編纂する折に見に来られるケースもあります。
 保管室の資料の閲覧には許可が必要です。閲覧できない資料もあります。お問い合わせは、教団史編纂委員および教団事務所の河野優法人事務主事までご連絡ください。

派遣教師 東京基督大学 (山口陽一)

公文書作成・保管の手引き

◎ファイルの目次

 はじめに

1.議事録などの作成手順

​2.各部署による発行文書などの作成低順  

3.保管室への手渡し手順

4.過去の文書について

 おわりに

02.
 

 教団公文書保管に関する整備の必要性
 教団の公文書作成に関する書式や保管方法に統一基準がなく、各担当者に任されているため、どこに何があるのか、だれが保管しているのかわからない…教団として、教団内における様々な活動の記録が統一的に作成·管理されていない現状に、かねてより教団史編纂委員会から「統一した基準に則って整理し、保管場所を一つに定めて集中的に管理することの必要性」が指摘されてきました。
 

こうした現状を放置することは公的な記録文書の散逸を招き、将来における教団の歴史を辿る作業を困難にしてしまうこととなり、教団全体にとっても大きな問題と言えます。重要な記録文書を長期的かつ適正に保管し、将来の歴史検証作業を容易にするためには、文書の作成段階から整理保管を意識し、生きた記録を将来にわたって引き継いでいく体制を教団全体で構築していくことが極めて重要です。
 

また、個人情報の保護とともに、様々な情報に関する開示も求められる時代にあって、教団が自身の活動に関する記録を十分に保管し、事後の検証に耐えうる体制を整えておくことは、教団の諸教会に対する責任として果たすべき部分でもあります。

 教団公文書保管室が目指すもの
 上記必要性を念頭に、教団史編纂委員会と総主事より理事会に教団の公文書保管に関する準備に取り掛かることの提案がなされ、2014年12月に教団史編纂委員会(2名)、総務部(1名)、教団事務所(1名)、総主事の5名による「教団公文書保管室設置準備委員会」が立ち上げられました。委員会は上記必要に応えるために、統·基準としての細則の制定·管理者の設置·細則に基づく文書資料の作成·収集·整理および保管室の整備を進めていきました。
 教団公文書保管室設置に当たり、準備委員会において確認された保管室が目指すものとして、
「単に残すための保存ではなく、宣教協力·情報共有のためのデータベースとして」保存していくことが挙げられました。これを基本的な方向性とし、教団として保管すべき文書とその期間を明確にし、保存方法等も統一することによって、保管文書の管理状況·閲覧における利便性向上を目指していきます。
 文書の作成段階から、残すための文書資料として作成·整理·保管できるように、部委員会、宣教区をはじめ各担当者の理解と協力を得、単なる会議記録ではなく、それらが生かされ宣教協力を補強するようなものとなるように、質の高い文書作成·保存を推進していきます。

教団公文書保管室の運用開始に当たって
 以上の必要性·方向性を確認し、準備委員会は「教団公文書保管細則」および「教団公文書閲覧に関するガイドライン」を制定し(2015年11月9日理事会承認)、教団公文書保管室の整備・保管用書棚の設置(2016年3月)を行い、保管室の運用開始準備を進めてきました。
 細則によって公文書の作成、保管方法を統一し、公文書保管に対する教団の意識・姿勢を明示しました。これは公文書保管における教団に対する信頼を高めることにもなります。また、作成や保管方法の統一により、保管文書の分類整理·検証のための追跡調査における利便性が向上することにもなります。
 

 以上の事柄をご理解いただき、細則とそれに基づくこの「手引き」に沿った文書作成・管理にご協力をお願いします。                       

                                        2016年4月
                                      教団公文書保管室

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